Assim como
devemos ter os nossos documentos pessoais sempre à mão, organizados em local
definido, precisamos tratar e organizar os documentos legais de uma empresa,
que são:
·
Alvarás de funcionamento (da prefeitura, da
vigilância sanitária, dos bombeiros)
·
Carta de habite-se.
Vamos manter a
casa organizada, estamos na era do e-Social, portanto conserve a documentação
do seu pessoal sempre em dia, como:
·
Contrato de trabalho;
·
Cópia dos documentos pessoais: RG, CPF, Título
de eleitor, Carteira de trabalho, endereço;
·
Certidão de nascimento dos filhos (se houver);
·
Contrato de opção pelo vale transporte;
·
Termo de uso de imagem (caso a empresa trabalhe
com a imagem dos colaboradores).
Ø
A melhor forma de guardar estes tipos de
documentos é digitalizado, arquivo digital, como Drive ou Dropbox ou em Pastas
adequadas como Escarcelas.
3. Documentos periódicos dos seus colaboradores:Estes são de interesse direto entre empresa
e colaborador, são informações que futuramente podem ser utilizadas ou
solicitadas pelos colaboradores ou a empresa, para eventualidades.
·
Contracheques (devem ser guardados durante 5
anos);
·
Recibo de férias, vale transporte, vale alimentação;
·
Comprovantes de desconto ou de bônus salarial
(ex: ajuda de custo para faculdade);
·
Até o recibo de rescisão.
Ø
A melhor forma de guardar estes tipos de
documentos é virtualmente e também em Pasta AZ ou em Grampos Trilhos de Plástico.
4. Encargos trabalhistas e impostos:Seguindo a mesma linha do item anterior, a
empresa também tem obrigações com os órgãos tributantes, o Instituto Nacional
da Seguridade Social – INSS, Receita Federal, Estadual e Municipal. A estes são
relacionados os seguintes pagamentos:
·
DARF’s: IRRF, CSLL, IRPJ, entre outros;
·
DAS – Para as empresas do Simples Nacional;
·
Guia do FGTS;
·
Guia da Previdência – GPS.
5. Fornecedores e clientesNão precisamos
dizer que para toda relação de compra e venda de mercadorias ou serviços, é
importante ter uma nota fiscal validando a operação, certo? Mantenha salvo por
pelo menos cinco anos as notas de produtos ou serviços e comprovantes de
pagamentos de seus fornecedores e clientes.
Ø
A melhor forma de guardar os documentos citados
no item 4 e 5, é em arquivo digital, como Drive ou Dropbox, pois é mais seguro
e facilita o envio para o seu contador e outras necessidades.
6. E outrosConsiderando
que toda despesa avulsa gerada pela empresa também é importante! Empréstimos,
despesas de viagem, cursos, eventos, manutenção, compra de imóveis e
equipamentos, geram documentos importantes que também devem ser guardados.
Ø
Indicamos digitalizar toda a documentação e caso
deseje manter também o documento físico utilizar Escarcela, Pasta AZ ou Grampo Trilho,
podendo separar por mês ou tipo - água, luz, compra de mantimentos, telefone,
etc.
Salientamos que a documentação
organizada ajudará na busca quando necessário, na organização e também no
controle de pagamentos, pois a rotina lhe ajudará a perceber a falta de alguma
obrigação que não foi realizada.
Indicamos manter uma planilha ou
programa de controle financeiro, onde tenha apontado na mesma data de
vencimento e pagamento, fornecedor, número da nota fiscal, descrição e forma de
pagamento.
Clique aqui para obter um modelo
de planilha!